Integritas dan legitimasi pemilihan umum, sebagai tiang penyangga demokrasi, sangat bergantung pada bagaimana seluruh rekaman prosesnya dikelola dan diabadikan, tidak hanya pada mekanisme pemungutan dan rekapitulasi suara. Sering dianggap sebatas pekerjaan kantor yang teknis, kearsipan sesungguhnya memegang peranan vital. Dari kacamata Ilmu Politik, saya menegaskan bahwa semua arsip Komisi Pemilihan Umum (KPU), termasuk di tingkat Kota Cimahi, harus dipahami sebagai alat strategis politik dan pintu utama pertanggungjawaban demokratis.

Setiap berkas yang dihasilkan KPU mulai dari daftar pemilih, notula rekapitulasi, putusan penetapan, hingga materi sengketa adalah elemen penting dari narasi sejarah politik lokal dan nasional. Dokumentasi ini menjadi ingatan institusi yang menyediakan landasan data autentik untuk perbaikan dan evaluasi pemilu di masa depan. Tanpa pengelolaan arsip yang memadai, kesulitan institusi untuk mengambil pelajaran dari laporan data pemilu sebelumnya tak terhindarkan. Lebih jauh, arsip adalah sandaran hukum yang kuat. Dalam proses hukum, seperti sengketa di Mahkamah Konstitusi atau Bawaslu, arsip dinamis KPU adalah bukti primer yang menjamin objektivitas klaim. Keandalan dan mutu arsip memiliki dampak langsung terhadap kredibilitas peradilan pemilu secara keseluruhan.

Berdasarkan prinsip Good Governance, akuntabilitas mensyaratkan adanya keterbukaan informasi. Kewajiban lembaga publik, termasuk KPU, untuk memberikan akses informasi kepada masyarakat termaktub dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) (UU KIP). Kearsipan yang terstruktur baik menjamin terpenuhinya hak warga negara untuk mendapatkan informasi. Dengan adanya akses terhadap arsip pemilu yang bersifat terbuka, masyarakat, peneliti, maupun peserta politik dapat melakukan pengawasan sosial dan analisis komprehensif atas kinerja KPU, sekaligus memperkuat partisipasi publik. Keterbukaan ini juga berfungsi sebagai pencegah prasangka negatif. Selama proses pengambilan keputusan dan dokumen diarsipkan secara rapi dan mudah diakses (sesuai tingkat kerahasiaan), keraguan publik terhadap KPU dapat diminimalisir. Transparansi adalah pertahanan terbaik melawan disinformasi dan tuduhan kecurangan.

KPU Kota Cimahi, bersama KPU di wilayah lain, kini menghadapi tantangan besar untuk bertransformasi ke platform digital. Inisiatif E-Arsip bukan sekadar proses scanning, melainkan tugas menjamin keabsahan, orisinalitas, dan keamanan data elektronik. Pemanfaatan teknologi ini harus dimanfaatkan sebagai peluang untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi, memungkinkan penemuan dan penyajian data yang cepat, terutama saat menghadapi deadline sengketa. Yang tak kalah penting, arsip digital dengan otentikasi tinggi (melalui tanda tangan digital dan metadata lengkap) dapat secara signifikan mengurangi potensi manipulasi data politik.

Kesimpulannya, kearsipan KPU adalah inti dari mesin administrasi dan politik yang menjamin setiap tahapan pemilihan terdokumentasi secara permanen. Merupakan kewajiban kolektif kita—penyelenggara, akademisi, dan publik—untuk melihat arsip KPU bukan sebagai beban administratif, melainkan sebagai kekayaan esensial demokrasi yang memastikan pertanggungjawaban institusi. Melalui penerapan sistem kearsipan yang solid dan mutakhir, KPU Kota Cimahi tidak hanya memenuhi mandat administratif, tetapi juga secara aktif mengamankan legitimasi dan kedewasaan demokrasi di Indonesia.

Catatan Kaki (Footnote)

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
   Undang-undang ini menjadi dasar normatif akuntabilitas dan transparansi lembaga publik, termasuk KPU, dalam menyediakan akses terhadap arsip dan dokumen pemilu bagi masyarakat.
   ???? https://peraturan.bpk.go.id/Details/39079/uu-no-14-tahun-2008
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2017 tentang Pemilihan Umum
   Mengatur kewenangan, kewajiban, serta tanggung jawab KPU dalam pengelolaan dokumen dan arsip pemilu sebagai bagian dari pertanggungjawaban hukum dan politik penyelenggaraan pemilu.
   ???? https://peraturan.bpk.go.id/Details/37644/uu-no-7-tahun-2017
3. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Lembaga Negara
   Menjelaskan fungsi arsip sebagai memori institusi, alat bukti hukum, dan instrumen good governance dalam menjamin akuntabilitas lembaga negara.
   ???? https://www.anri.go.id/publikasi

Oleh :

Mahasiswa internasional women university